Arquivo Público Municipal

LEI N.º 4.186

LEI N.º 4.186, DE 14 DE JULHO DE 2009

"Dispõe sobre os procedimentos administrativos no âmbito da Administração Pública Municipal".

 

 

 

 

Eu, JOÃO GUALBERTO FATTORI, Prefeito do Município de Itatiba, Estado de São Paulo, no uso das atribuições de meu cargo,

FAÇO SABER que a Câmara Municipal de Itatiba, em sua 20º Sessão Ordinária, realizada no dia 16 de junho de 2009, aprovou e eu sanciono e promulgo a seguinte Lei:

 

TÍTULO I

Dos Princípios Gerais

CAPÍTULO I

Das Disposições Gerais

Art. 1º. Esta lei estabelece normas comuns aplicáveis aos procedimentos administrativos no âmbito da Administração Pública Municipal.

§ 1º. Entende-se por procedimento administrativo a sucessão ordenada de atos e formalidades tendentes à formação e manifestação da vontade da Administração Pública ou à sua execução.

§ 2º. Entende-se por Autoridade o agente público dotado de poder de decisão.

Art. 2º. As decisões administrativas serão proferidas e registradas nos seguintes tipos de documentos:

I - Procedimentos Comuns;

II - Procedimentos Especiais;

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III - Requerimentos Padronizados;

IV - Comunicações Internas.

Art. 3º. São Autoridades competentes para fins do disposto na presente lei:

I - Chefe do Executivo Municipal;

II - Secretários Municipais; e

III - Diretores.

CAPÍTULO II

Dos Deveres e Direitos dos Munícipes

Art. 4º. São deveres dos Munícipes:

I - expor os fatos conforme a verdade e com clareza;

II - prestar as informações que lhe forem solicitadas e colaborar para qualquer esclarecimento que se faça necessário;

III - proceder com lealdade, urbanidade e boa-fé.

Art. 5º. São direitos dos Munícipes:

I - receber do agente público tratamento respeitoso;

II - ter ciência da tramitação dos procedimentos administrativos em que tenha a condição de interessado, ter vista dos autos, obter cópias de documentos neles contidos e conhecer as decisões proferidas;

III - ser representado por mandatário, que deverá ser advogado quando a lei assim o exigir.

TÍTULO II

Dos Procedimentos Comuns

Art. 6º. São procedimentos comuns todos aqueles não enquadrados na categoria de procedimentos especiais definidos no Título III desta lei.

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CAPÍTULO I

Da Formação do Procedimento

Art. 7º. Todos os requerimentos e demais documentos que devam ser levados ao conhecimento de Autoridade municipal ou juntados em algum procedimento já em trâmite na Prefeitura, deverão ser protocolizados no Setor de Protocolo Geral.

§ 1º. Os requerimentos e documentos deverão conter, obrigatoriamente, sob pena de não serem recebidos:

I - indicação da Autoridade ou órgão dentro da Administração a que são dirigidos;

II - nome completo, endereço residencial completo, endereço eletrônico, se houver e telefone para contato, no caso de pessoa física;

III - razão social, local da sede, inscrição estadual, endereço eletrônico, se houver e número do C.N.P.J., em caso de pessoa jurídica;

IV - redação em termos claros e precisos, especialmente com relação à descrição dos fatos e ao objeto do pedido;

V - todos os dados necessários e conhecidos pelo interessado;

VI - data e assinatura do interessado, do representante legal da pessoa jurídica ou de procurador devidamente constituído, mediante a juntada do competente instrumento de procuração;

VII - todos os documentos indispensáveis ao exame do pedido , bem como dos exigidos pela legislação.

§ 2º. O interessado recolherá o valor devido pelo serviço público correspondente.

§ 3.º Verificando o responsável pelo protocolo que a documentação encontra-se incompleta ou ausente, assinará prazo para sua regularização, em período não superior a cinco dias, sob pena de serem arquivados os autos.

I- O prazo para regularização poderá ser dilatado, até o limite de quinze dias, havendo justo motivo, a requerimento do interessado, por despacho fundamentado da Autoridade competente para conhecer do pedido.

 

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II- Enquanto estiver pendente a regularização dos documentos, os autos permanecerão em arquivo provisório, junto ao setor de protocolo.

§ 4º. Se o requerimento estiver em desacordo com as exigências do parágrafo primeiro, ou se apresentar defeitos e irregularidades capazes de dificultar a decisão administrativa, a Autoridade chamará o interessado para que o emende ou complete, no prazo de cinco dias, sob pena de arquivamento.

§ 5º. A Administração elaborará modelos ou formulários padronizados para assuntos específicos, que ficarão disponíveis no Protocolo Geral, para utilização facultativa pelos interessados.

Art. 8º. Preenchidas as condições do artigo anterior, os requerimentos e demais documentos serão recebidos pelo serviço de Protocolo Geral, determinando-se no ato:

I - número do procedimento;

II - data do recebimento;

III - número de documentos instrutórios.

§ 1º. O interessado ou quem apresentar o requerimento ou documentos para autuação receberá um cartão-protocolo do qual constará o número do procedimento, a data do recebimento, o nome do interessado e o assunto.

§ 2º. Pelo número do procedimento o interessado poderá tomar conhecimento do andamento do pedido pelos meios disponíveis.

Art. 9º. Depois de recebidos e numerados os requerimentos e demais documentos, estes serão autuados da seguinte maneira:

I - preenchimento da capa, que conterá os elementos de identificação: número do procedimento, data da autuação, nome do interessado, assunto, codificação, prioridade obrigatória; e

II - número das folhas e documentos instrutórios, com a rubrica do servidor responsável pela execução da tarefa.

Parágrafo único. A imposição de sigilo, de tramitação em caráter preferencial ou urgente, por despacho posterior da autoridade, implicará nova autuação, para acréscimo desses requisitos.

Art. 10. Os papéis internos, tais como ofícios, memorandos, ordens de serviço e outros documentos assemelhados, somente serão autuados pelo
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Protocolo Geral por solicitação das Autoridades competentes, as quais fornecerão elementos de identificação necessários ao preenchimento da capa do procedimento.

Parágrafo único. Na hipótese prevista neste artigo não haverá cobrança de valor, nem fornecimento do cartão-protocolo.

 

CAPÍTULO II

Da Tramitação do Procedimento

Art. 11. Autuado o procedimento, será ele imediatamente remetido à Autoridade competente.

Art. 12. Os procedimentos deverão ser respondidos, dentro de cada órgão, nos seguintes prazos:

I - 5 (cinco) dias úteis, para os que necessitarem de parecer, despachos, informações ou requisição de documentos;

II - 10 (dez) dias úteis, para os dependentes de análise técnica.

§ 1º. Os prazos acima estipulados poderão ser prorrogados, em igual período, mediante despacho fundamentado da autoridade competente, que deverá conter a causa objetiva e pessoal da prorrogação, com indicação nominal dos respectivos responsáveis.

§ 2º. As prorrogações de prazo, ainda que justificadas, deverão ser comunicadas ao Chefe do Executivo, que poderá avocar o procedimento e determinar as medidas administrativas cabíveis em face do responsável.

Art. 13. A autoridade fiscalizará o cumprimento das determinações legais quanto à prioridade no andamento dos procedimentos administrativos.

Parágrafo único. Poderá ser determinada prioridade no andamento do procedimento:

I - em caráter preferencial, pelo Prefeito; e

II - em caráter urgente ou urgentíssimo pelo Prefeito, Secretários Municipais e Diretores.

 

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Art. 14. O Serviço de Protocolo Geral manterá sempre registrada e atualizada, preferencialmente por meio eletrônico, a movimentação de cada procedimento administrativo, mediante dados fornecidos pelo setor competente.

 

CAPÍTULO III

Da Juntada de Folhas e Documentos e da Tramitação de Autos

Art. 15. Todas as folhas e documentos juntados nos procedimentos em tramitação deverão ser numerados, carimbados e rubricados, observada a ordem de apresentação.

§ 1º. Em todas as Secretarias e órgãos públicos municipais haverá um responsável pela juntada de petições e documentos, numeração e rubrica das folhas do procedimento.

§ 2º. É obrigatório, em todas as Secretarias e órgãos públicos, o registro, em livro próprio ou por meio eletrônico, do recebimento, carga e remessa de autos, contendo as respectivas datas e assinatura do responsável, ainda que se trate de trâmite interno ou conclusão à autoridade.

§ 3º. Toda juntada de documentos dependerá de requerimento feito pelo interessado ou por terceiro devidamente identificado, justificada a sua qualidade por dados apresentados na oportunidade ou por outros que já constem dos autos, contendo a numeração do procedimento ou informes que permitam a sua imediata localização.

§ 4º. Deverá a Secretaria interessada, quando o procedimento se encontrar em outro setor, solicitar ao mesmo que faça a devida juntada de documentação.

Art. 16. Os documentos e requerimentos recebidos pelo Protocolo Geral relativos a procedimentos já em tramitação, serão no mesmo dia enviados à Secretaria responsável e juntados através de termo devidamente assinado pelo servidor.

Parágrafo único. Somente em caráter excepcional, a critério da autoridade competente, poderão ser recebidos requerimentos e documentos diretamente na Secretaria ou órgão público onde os autos se encontrarem, procedendo-se imediatamente às anotações devidas.

 

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Art. 17. Feita a juntada de documentos, as informações, pareceres e despachos posteriores serão exarados nas folhas subseqüentes, preferencialmente no anverso.

Parágrafo único. O responsável pela tramitação do feito aporá carimbo com a expressão "em branco", quando o verso não for utilizado.

CAPÍTULO IV

Do Desentranhamento e Devolução de Documentos

Art. 18. Quando por necessidade do serviço, ou por requerimento do interessado, deva algum documento justificadamente ser retirado do procedimento, o desentranhamento se fará na unidade administrativa em que os autos se encontrarem, após autorização do Secretário Municipal.

§ 1º. Constará do procedimento o motivo do desentranhamento, a discriminação do documento e da numeração por folha, bem como o destino dado ao documento retirado.

§ 2º. O desentranhamento dependerá sempre de traslado ou reprografia.

§ 3º. Não se procederá ao desentranhamento até que o traslado ou reprografia esteja disponível ou, se efetuado a pedido, até que o interessado compareça para proceder à retirada das peças.

Art. 19. É proibida a manutenção de documentos ou requerimentos nos autos que não tenham sido regularmente juntados, numerados, carimbados e rubricados, bem como daqueles que tenham sido devidamente desentranhados.

 

CAPÍTULO V

Da Chamada de Interessados para Esclarecimentos

Art. 20. A chamada de interessados será feita sempre que necessário o comparecimento para correções de dados, para esclarecimentos ou cumprimento de qualquer providência essencial ao procedimento.

 

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§ 1º. Preferencialmente, a chamada se fará por via telefônica e ou por correspondência eletrônica, podendo ser também feita pela via postal, e, na ineficiência dos meios utilizados, por publicação na Imprensa Oficial do Município, na pessoa do interessado ou de advogado constituído nos autos.

§ 2º. O interessado terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para comparecer na Administração, cumprindo o que lhe for exigido.

§ 3º. Não havendo comparecimento do interessado e o cumprimento das providências dentro do prazo estipulado, será o procedimento extinto por abandono e arquivado.

§ 4º. A extinção prevista no parágrafo anterior não impedirá que a Administração, de ofício ou a pedido, reavive o procedimento, caso esteja suficientemente instruído e de acordo com os requisitos previstos nesta lei.

 

CAPÍTULO VI

Da Vista, dos Pedidos de Cópias e de Certidões

Art. 21. Os interessados, independentemente de despacho da autoridade, têm direito à vista do procedimento e de obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram.

Art. 22. A vista será também concedida a terceiro, não figurante no procedimento administrativo, desde que seja declarada e justificada, por escrito, a necessidade de seu conhecimento para a defesa de interesse difuso, direito próprio ou coletivo, ou para esclarecimento de situação de interesse pessoal.

§ 1º. Na hipótese do "caput" deste artigo, o requerimento deverá ser endereçado diretamente à Autoridade competente.

§ 2º. A vista será sempre permitida a advogado ou a procurador que fizer prova do mandato outorgado pelo interessado ou pelo terceiro.

§ 3º. Se a matéria estiver sujeita a sigilo, a vista dos autos será restrita ao próprio interessado ou a seu advogado munido de instrumento de mandato. Nessa hipótese, o terceiro que demonstrar o interesse jurídico, poderá requerer à autoridade a extração de certidões de seu exclusivo interesse.

§ 4º. A vista dar-se-á sob controle de servidor municipal na própria Secretaria ou unidade onde se encontrarem os autos, podendo o interessado tomar apontamentos ou requerer cópias na forma da legislação específica

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§ 5º. Somente será autorizada a carga, pelo prazo máximo de cinco dias, a advogado devidamente constituído, se houver determinação da autoridade para manifestação de seu cliente.

§ 6º. Não será permitida a carga de autos que contenham documentos de difícil restauração ou em virtude de sua importância histórica. Nesse caso, ato administrativo fundamentará essa situação de excepcionalidade, ficando autorizada a reprodução, por qualquer meio, das peças requeridas.

Art. 23. As certidões sobre atos, contratos e decisões, para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações de interesse pessoal, serão expedidas sob a forma de breve relato ou inteiro teor, ou mediante cópia reprográfica, ou pelo sistema de processamento de dados ou por meio da Internet, no prazo improrrogável de 15 (quinze) dias.

Parágrafo único. Havendo manifesta urgência o prazo poderá ser abreviado, a critério da autoridade competente.

 

CAPÍTULO VII

Da Instrução e Despacho

Art. 24. Os pronunciamentos contidos em procedimentos administrativos classificam-se em:
I - Informações Instrutórias: consignação de dados resultantes de levantamentos feitos para esclarecimentos da matéria objeto de exame no procedimento;

II - Pareceres: análise conclusiva, por servidor qualificado, de aspectos pertinentes ao assunto tratado no procedimento e que se destinem a fundamentar sua decisão;

III - Atas de Reunião: recomendações decorrentes de análise conjunta de questões suscitadas no procedimento, elaborada em trabalho de grupo;

IV - Determinações: emanadas de Autoridade competente, ordenando medidas essenciais à decisão do procedimento;

V - Decisões: quando exaradas por Autoridade competente para concluir a matéria tratada no procedimento.

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Parágrafo único. Ato Interno do Chefe do Executivo enumerará os casos em que ficará dispensado o parecer de que trata o inciso II deste artigo.
Art. 25. Durante a instrução do procedimento, será evitada toda e qualquer movimentação dispensável, procedendo-se sempre à coleta de informações necessárias, para inclusão no procedimento na unidade em que se encontrar.
§ 1º. Para o levantamento de dados necessários a informações instrutórias serão utilizados formulários padronizados a serem ulteriormente incluídos no procedimento.
§ 2º. Quando a análise da matéria envolver mais de um servidor, a chefia promoverá, sempre que possível, a reunião dos envolvidos para exame conjunto, da qual se extrairá ata a ser juntada no procedimento.
Art. 26. A responsabilidade pela guarda, controle de andamento e pronunciamento constantes do procedimento cabe ao servidor com quem os autos se encontrarem.
Art. 27. Os procedimentos têm por objetivo a tomada de decisão, consubstanciada em despacho decisório, o qual deverá ser claro, preciso e atinente à matéria do procedimento.
§ 1º. A fundamentação e a ciência do interessado são requisitos essenciais do despacho decisório.

§ 2º. A fundamentação do despacho somente será dispensada quando houver referência expressa a pareceres ou informações contidos no procedimento.
§ 3º. A ciência do interessado será obtida pessoalmente, por correio eletrônico, por postagem com aviso de recebimento ou pela publicação na imprensa oficial, nessa ordem, tendo-se em conta a efetividade e a agilidade de que deve se revestir o procedimento.

CAPÍTULO VIII

Dos Recursos e Pedidos de Reconsideração de Despachos

Art. 28. Do despacho decisório do procedimento caberá:
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I - Pedido de reconsideração, dirigido à mesma Autoridade que proferiu a decisão;
II - Recurso, dirigido à Autoridade imediatamente superior àquela que proferiu a decisão ou reconsideração.
§ 1º. Do despacho proferido em grau de recurso, caberá segundo recurso ao Prefeito.
§ 2º. Excetuando-se o disposto no parágrafo anterior, não caberá segundo pedido de reconsideração de despacho ou recurso.
§ 3º. Nenhum recurso terá efeito suspensivo, salvo nos casos expressamente previstos em lei.
§ 4º. O despacho do Prefeito em grau de recurso, bem como o decurso do prazo recursal, encerram definitivamente a instância administrativa.
Art. 29. Não havendo outro prazo previsto em legislação específica, o prazo fixado para pedido de reconsideração de despacho ou recurso é de 15 (quinze) dias.
§ 1º. O prazo referido neste artigo será contado da data da ciência do interessado, em dias corridos, excluído o dia do início e incluído o dia do vencimento.
§ 2º. Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente normal.
Art. 30. Os recursos e pedidos de reconsideração de despachos serão interpostos por requerimento dirigido à Autoridade que deles deva conhecer, nele se mencionando o número do processo em que foi proferido o despacho recorrido.
Parágrafo único. O requerimento referido neste artigo será autuado no mesmo procedimento administrativo da decisão proferida.
Art. 31. O recurso não será conhecido quando interposto:
I - fora do prazo;
II - por quem não seja legitimado;
III - após o encerramento da instância administrativa.

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CAPÍTULO IX

Do Arquivamento

Art. 32. Os procedimentos somente poderão ser encerrados e arquivados após despacho decisório.
Parágrafo único. Os procedimentos encerrados serão mantidos no Arquivo Público Municipal.

CAPÍTULO X

Da Nova Tramitação de Processos Arquivados

Art. 33. Depois de arquivado, nenhum procedimento poderá sair do Arquivo Público Municipal, salvo nos seguintes casos:
I - para consultas, mediante requisição do servidor;
II - para atendimento de requisições;
III - por ordem expressa do Prefeito, Secretários Municipais e Diretores.
Parágrafo único. Os procedimentos requisitados, na forma deste artigo, deverão, após a consulta, retornar ao Arquivo Público Municipal.

TÍTULO III

Do Procedimento Especial

Art. 34. São procedimentos especiais aqueles cujo rito é definido em legislação específica, que lhes determina regras próprias.
Art. 35. Enquadram-se, desde já, na categoria de especiais os seguintes procedimentos:
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I - de licitação;
II - de inquérito administrativo;
III - de prestação de contas;
IV - de aprovação de plantas e parcelamento do solo;
V - administrativo tributário.
Art. 36. Os procedimentos especiais serão organizados, instruídos, decididos, encerrados e arquivados, de acordo com o que dispuser sua legislação própria, aplicando-se a eles as normas do Título II desta lei, no que não contrariar a legislação que lhes é específica.

TÍTULO IV

Do Requerimento Padronizado

Art. 37. O requerimento padronizado é o documento constituído por requerimento em formulário próprio, cujo exame e decisão obedecerão normas preestabelecidas.
§ 1º. A elaboração do requerimento padronizado será promovida pelas Secretarias Municipais e pela Diretoria do Gabinete do Prefeito, para a execução de atos de sua competência específica.
§ 2º. A aprovação de modelos e as normas de instrução para a utilização do requerimento padronizado serão objeto de Ordem de Serviço expedida pelos Secretários Municipais.
Art. 38. A movimentação do requerimento padronizado obedecerá a seqüência da tramitação prevista no próprio formulário.
Art. 39. Aplicam-se ao requerimento padronizado as normas constantes do artigo 12 e dos artigos 20 a 31 desta lei.
TÍTULO V

Da Comunicação Interna

Art. 40. A comunicação interna constitui-se de documento próprio para atos de administração interna em geral.
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Parágrafo único. A comunicação interna pode ser encaminhada pelo servidor, desde que dirigida ao seu superior imediato, ou encaminhada pelo Secretário, neste caso dirigida sempre a outro Secretário ou ao Prefeito.
Art. 41. A comunicação interna deverá conter:
I - número, de acordo com a ordem sucessiva de cada Secretaria;
II - a Secretaria de origem;
III - a Secretaria de destino;
IV - referência ao assunto;
V- data, nome e assinatura.
Parágrafo único. Cada secretaria deverá manter um registro de todas as comunicações internas enviadas e recebidas.
Art. 42. Para atos de administração interna, não comportáveis em rotinas, serão utilizados ofícios, memorandos, cartas e outros assemelhados.
Art. 43. A comunicação interna terá um invólucro quando for necessário o sigilo, conforme determinado pelos Diretores ou Secretários, contendo apenas o nome da secretaria de destino.
Art. 44. Aplicam-se, no que couberem, às comunicações internas, as normas dos artigos 12, 24, 25 e 26 desta lei.

TÍTULO VI

Das Disposições Finais

Art. 45. Compete ao Protocolo Geral:
I - a orientação das unidades administrativas a respeito de questões em geral, pertinentes a procedimentos;
II - proceder a buscas e informar a localização de procedimentos;
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III - zelar pelo acervo de procedimentos arquivados;
IV - comunicar quaisquer irregularidades verificadas na organização dos procedimentos.
Art. 46. É admitido o uso de meio eletrônico para formação, instrução e decisão de procedimentos administrativos, bem como para publicação de atos e comunicações, geração de documentos públicos e registro das informações e de documentos de procedimentos encerrados, desde que assegurados:

I - níveis de acesso às informações;

II - segurança de dados e registros;

III - sigilo de dados pessoais;

IV - identificação do usuário, seja na consulta, seja na alteração de dados.

Art. 47. Esta lei entrará em vigência na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

 

Paço Municipal de Itatiba "Prefeito Roberto Arantes Lanhoso",
em 14 de julho de 2009.

 

JOÃO GUALBERTO FATTORI
Prefeito Municipal

 

Redigido e lavrado na Secretaria dos Negócios Jurídicos. Publicado no Paço Municipal, mediante afixação no local de costume, na data supra.

 

JOSÉ LUIZ BUENO DA CUNHA
Secretário de Finanças
Portaria n.º 5.244/09